Viele Unternehmer scheuen laufende Kosten. Lieber einmal viel investieren, als monatliche Raten zahlen, lautet ihre Devise. Doch im IT-Bereich haben Abo-Systeme nicht zu unterschätzende Vorteile. Ich möchte Ihnen einige Beispiele nennen.
Stellen Sie sich vor, ein neuer Produktkatalog steht an. Die passende Spezialsoftware wird zwei bis drei Monate lang intensiv gebraucht. Dann ruht sie ungenutzt auf der Festplatte. Bis zu ihrem nächsten Einsatz gibt es meist schon eine neue, verbesserte Version.
Start-ups oder Firmen mit saisonalen Spitzen haben häufig stark schwankende Mitarbeiterzahlen. Auch hier bewähren sich gemietete Software-Lizenzen. Wird das Team aufgestockt oder ein Praktikant eingestellt, stehen sofort vollwertige Arbeitsplätze zur Verfügung. Danach werden die Lizenzen wieder abgemeldet und man zahlt nur, was wirklich genutzt wurde.
Bei eher statischen Unternehmen mit gleichbleibender Mitarbeiterzahl und klar festgelegten Aufgaben macht der Kauf einer Software mehr Sinn. Aber auch sie sollten Software-Abos in Erwägung ziehen. Die Vorteile: Bei einer Abo-Lizenz hat man immer die aktuellste Softwareversion in Verwendung. Manchmal enthält sie neue Funktionen, oft sind wichtige Sicherheitslücken behoben oder es gibt Verbesserungen, die mehr Stabilität bringen.
Abo-Modelle sind auch in Umstellungsphasen hilfreich. Man kann PCs und Server schrittweise aktualisieren. Oft kommen personelle Änderungen hinzu. In der Mietvariante muss man erst am Ende des Prozesses entscheiden, wie viel Software-Lizenzen mit welchen Funktionsumfang wirklich benötigt werden und ob man sie weiter mieten oder kaufen möchte.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein einheitlicher Software-Standard in einem Firmennetzwerk extrem vorteilhaft ist. Wenn die Oberfläche des Betriebssystems und die Anwendungen auf jedem Arbeitsplatz gleich aussehen und gleich funktionieren, können sich Kollegen bei kleineren Problemen gegenseitig leicht unterstützen.
Bei einigen Lizenz-Modellen können Software-Versionen nur in einem gewissen Zeitraum gekauft werden. Wird nach einigen Monaten für einen neuen Mitarbeiter ein zusätzlicher Arbeitsplatz angeschafft, ist die installierte Version vielleicht nicht mehr erhältlich. Andere Optik und veränderte Bedienung der neuen Version stören dann den Firmen-Standard. Ein schneller Arbeitsplatzwechsel, wenn der eigene PC Probleme macht oder der Kollege auf Urlaub ist, wird erschwert.
Microsoft Office 365, das ich gerne empfehle, bietet einen klar definierten Funktionsumfang. Für kleine und mittlere Betriebe ist der Plan Office 365 Business premium besonders interessant. Hier werden die einzelnen Benutzer lizenziert, die ein eigenes Postfach, einen eigenen Onlinespeicher und Office für den PC brauchen. Eine solche Lizenz erlaubt die Installation von Office auf bis zu fünf Computern. Damit sind der PC am Arbeitsplatz und das Firmennotebook abgedeckt, der Mitarbeiter kann Office aber auch auf seinem privaten PC daheim legal nutzen. Das erleichtert die reibungslose Arbeit an den immer beliebteren Home-Office-Tagen. Und die privat genutzte Firmen-Lizenz stellt für den Mitarbeiter einen erfreulichen Bonus zu seinem Gehalt dar.
