Sie sind schon einigermaßen digital unterwegs im Büro?

Sehr gut! Dann bekommen Sie womöglich von Ihren Lieferanten die Lieferscheine und Eingangsrechnungen als PDF-Datei per E-Mail zugeschickt?

Jedoch sehe ich immer wieder Anwender, die zwecks Kontrolle der vielen Positionen, die Lieferscheine oder Rechnungen ausdrucken. Anschließend wird die Bestellung im Rechnungsprogramm oder im Warenwirtschaftssystem aufgerufen und mit dem ausgedruckten Lieferschein Zeile für Zeile kontrolliert und abgehakt. Gibt es Abweichungen in der Bestellmenge oder im Preis werden diese Informationen am Papier notiert.

Dabei kann genau dieser Vorgang – die Kontrolle der Journalzeilen, das Abhaken korrekter Positionen und die Notiz bei Abweichungen – direkt im PDF-Dokument erfolgen.

‚Und wie soll das gehen?‘
Das fragen mich dann oft meine Kunden, wenn ich Ihnen diesen Vorschlag unterbreitete.

Ganz einfach! Sie brauchen nicht einmal zusätzliche Software dazu!
Es ist zwar keine Voraussetzung, aber im Idealfall sollten Sie mit zwei Monitoren arbeiten. Auf dem einem Bildschirm lassen Sie sich die PDF-Rechnung anzeigen, während am anderen Monitor der Bestellauftrag aus Ihrem System angezeigt wird. Jetzt können Sie einfach Zeile für Zeile im Lieferschein oder in der Rechnung durchgehen und diese mit Ihrer Bestellung vergleichen. Ist die Positionszeile korrekt, so können Sie im Adobe Reader die Zeile mit dem Textmarker Werkzeug aus den Kommentieren-Tools beispielsweise [zum Beispiel] grün einfärben.

Gibt es eine Differenz bei der Menge oder beim Preis zu Ihrer Bestellung, so können Sie mit dem zuvor erwähnten Werkzeug die Zeile orange oder rot einfärben. Es gibt aber auch die Möglichkeit an dieser Position ein Notizfeld zu platzieren, indem sie Fragen oder eine Begründung zu dieser Differenz festhalten.

Im Anschluss können Sie das Dokument mit Ihren Kommentaren abspeichern und zur weiteren Verarbeitung an einen Kollegen oder an den Lieferanten weiterleiten.

Adobe Reader bietet eine Vielzahl an Werkzeugen zum Kommentieren in PDF-Dokumenten. Spielen Sie sich doch mal mit diesen Funktionen. Mitunter finden Sie so einen Weg, wie Sie interne Abläufe bei der Lieferschein- und Rechnungskontrolle digital abbilden können.

Natürlich ist diese Vorgangsweise nicht nur auf PDF-Rechnungen oder Lieferscheine beschränkt. Sie können auch Handbücher, Briefe, Bilder und Präsentationen, die im PDF-Format gespeichert wurden, mit ihren Kommentaren, Ideen und Notizen versehen und Textpassagen mit den unterschiedlichsten Farben markieren.

Wenn die Unterstützung bei der Umsetzung oder Fragen zu anderen IT-Themen haben, dann melden Sie sich ganz einfach unter info@martikan-it.at bei mir.