Es muss nicht immer gleich ein aufwendiger Prozess für eine Produktionssteuerung oder ein Rechnungslauf vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis zur Zahlungsfreigabe mit anschließender Überweisung per Telebanking sein.

In den meisten Fällen hilft es schon, die ein oder andere Schaltfläche zu erstellen, um Werbemails von Kundenanfragen und Eingangsrechnungen schnell und sicher im richtigen Ordner abzulegen.

Outlook bietet Ihnen diese komfortable Möglichkeit. Sie können über eine Schaltfläche mehrere Arbeitsschritte definieren, die dann für ein oder mehrere ausgewählte E-Mails ausgeführt werden.

Wenn Sie sich schon näher mit Outlook befasst haben, werden Sie jetzt wohl sagen: ‚Dafür gibt es doch Regeln, mit denen man definiert welche Mails wo hin verschoben werden!‘ Da haben Sie recht. Wenn Sie genau definieren können, von wem die E-Mail kommt oder mit welchem Betreff, dann sind Regeln das optimale Tool hierfür. Wenn es aber darum geht, mehrere Arbeitsschritte für unterschiedliche Nachrichten von unterschiedlichen Empfängern anzuwenden, sind die Outlook Quick Steps sicherlich die effizientere Wahl.

In so einem Quick Step definieren Sie die Aktionen, die Sie beispielsweise bei einem Werbemail immer wieder ausführen. Zum Beispiel als gelesen markieren und dann in den Unterordner Newsletter zu verschieben. Dazu noch ein aussagekräftiges Symbol und schon ist die ganze Programmierarbeit erledigt.

Jetzt können Sie gegebenenfalls ein oder mehrere Werbenachrichten in Ihrem Posteingang markieren. In der Ribbon-Leiste von Outlook klicken Sie dann auf das zuvor erstellte Icon, damit ihre vordefinierten Tätigkeiten auf die ausgewählten Nachrichten angewendet werden.

Ja genau, damit haben Sie heute einen täglichen Routineablauf automatisiert. Es sind mitunter nur ein oder zwei Mausklicks, die Sie sich mit diesem Automatismus ersparen. Wenn wir das aber auf die unzähligen Werbenachrichten hochrechnen, so kommen wir auf mehrere 1000 Klicks, die wiederum mehrere Minuten oder Stunden an Zeitersparnis bringen.

Wenn Sie Hilfe beim Einrichten dieser Quick Steps benötigen oder Fragen zu weiteren leicht automatisierten Aufgaben haben, dann melden Sie sich einfach unter meiner E-Mail-Adresse info@martikan-it.at